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Diseño y decoración de oficinas: aumenta la productividad y genera imagen de marca

  • 18-06-2021

Para la mayoría de empresas era un tema trivial hasta hace unos años, pero entonces llegaron los gigantes tecnológicos y poco a poco, la decoración de las oficinas se ha revelado como una forma inmejorable de generar imagen de marca, atraer talentos y mejorar la productividad de los trabajadores.

Hay que tener en cuenta, no obstante, que diseñar unas oficinas no consiste solo en decorarlas de una manera vistosa y crear una zona recreativa con futbolines y unos puffs, sino que se trata de espacios donde los trabajadores pasan muchas horas al día. En su diseño, deben tenerse en cuenta aspectos tan diversos como las funciones que se desempeñan en las instalaciones, es decir, si el inmueble es de alquiler o si  tiene una normativa sobre prevención de riesgos laborales.

 

No renuncies a la funcionalidad

 

El diseño de una oficina puede ser muy llamativo, pero si es poco práctico para las personas que desempeñan allí su trabajo, no va a ser un buen diseño.

Es importante contar con suficiente mobiliario de almacenaje, cajones, archivadores, percheros, taquillas y otro tipo de elementos donde poder almacenar papeles, material de oficina y otros enseres de los trabajadores, por tanto, es imprescindible que todo cuente con un espacio donde pueda ser guardado. Si este aspecto no se tiene en cuenta a la hora de decorar unas oficinas, van a resultar vistosas sobre el papel y durante los dos o tres primeros días, pero poco a poco todas las superficies acabarán llenas de papeles y trastos, provocando un ambiente caótico y problemas de organización. Ten en cuenta también que el mobiliario debe ser resistente y fácil de limpiar.

Mesas con estantes y jardineras en las oficinas centrales de Lookup, para tener más espacio de almacenaje se han dispuesto unas estanterías de obra en las paredes

Otro problema que se plantea actualmente en muchos diseños de oficina, es la falta de privacidad. La tendencia de abrir cada vez más los espacios tiene aspectos muy positivos, ya que permite una comunicación más fluida entre compañeros de trabajo y aporta sensación de amplitud al espacio, pero es importante habilitar, no obstante, espacios más privados donde poder celebrar reuniones de departamento o reunirse con clientes.

El uso de paneles contra el ruido en espacios abiertos tiene sus ventajas y sus inconveniente. La principal ventaja es, obviamente, que garantiza un espacio  más privado y tranquilo a cada trabajador. Pueden ser incómodos, sin embargo, cuando el trabajo que se desempeña en las oficinas requiere de una comunicación constante entre compañeros.

Crear una distribución funcional del espacio es otro aspecto muy básico que a veces se puede pasar por alto. Coloca cerca a los trabajadores que, por las tareas que requiere su puesto, necesiten interactuar más entre ellos, y haz lo mismo con los distintos departamentos, de este modo se mejora la productividad y se reducirán los niveles de ruido al evitar o disminuir la conversaciones cruzadas.

 

Ten en cuenta las necesidades de los trabajadores

 

La decoración de oficinas debería tener muy en cuenta las necesidades de los trabajadores, tanto las que son estrictamente laborales como las personales.

En lo laboral, ya hemos hablado de la importancia de tener unas oficinas funcionales, pero está de sobra comprobado que el ambiente en el que trabaja una persona puede influir sobre su estado anímico y, por tanto sobre su rendimiento. Por ello, hay motivos suficientes para tener en cuenta varias cuestiones:

Crear zonas bien diferenciadas donde los trabajadores puedan “desconectar”. Tomar un breve descanso de vez en cuando no es una pérdida de tiempo, es una necesidad que permite recargar las pilas para poder seguir manteniendo el mismo nivel de rendimiento durante toda una jornada laboral. Si el espacio y el presupuesto te lo permiten, una opción interesante es crear dos zonas de descanso distintas, una más relajante y otra más divertida. Hay personas que recargan mejor las pilas descargando adrenalina, mientras que otras prefieren simplemente relajarse. Si el espacio no lo permite y por muy atractivo que te resulte crear un espacio de juegos al más puro estilo Silicon Valley, probablemente saques mucho más partido a un espacio de descanso más convencional.

– En el diseño de oficinas es necesario tener en cuenta también aspectos como la duración media de la jornada laboral y los hábitos de los empleados. Por ejemplo, si suelen quedarse a comer en el trabajo, la decoración y el equipamiento del comedor deberían planearse cuidadosamente.

Tal vez trabajéis en una oficina en el centro de la ciudad y los empleados suelan ir en moto o bicicleta, por lo que se podría pensar en la opción de habilitar algún espacio donde dejar los cascos o guardar las bicicletas de manera segura. O igual tienes trabajadores que deben estar en su puesto en horario de noche, por lo que la iluminación debe cumplir con unos requisitos diferentes. Se trata, al fin y al cabo, de hacer el espacio lo más cómodo posible para las personas que lo usan.

Incluir plantas verdes en el diseño, diversos estudios demuestran que mejoran el estado de ánimo y, como consecuencia, aumentan la productividad.

Permitir a los trabajadores personalizar sus espacios. Algunos estudios aseguran que los empleados que tienen sus espacios personalizados con sus propios adornos, fotos familiares, etc., están más involucrados con la empresa. Como mínimo, es una forma de hacer más acogedor un espacio en el que el empleado pasa muchas horas a la semana.

 

Prevención de riesgos

 

La prevención de riesgos laborales no es solo beneficiosa para la empresa, ya que evita muchas bajas, también es una cuestión de responsabilidad social corporativa. Recuerda que en el caso de España, la Ley de Prevención de Riesgos Laborales establece que el puesto de trabajo debe ser adecuado a la persona y no la persona al puesto.

En este punto, nuestra compañera Ariana Pardos, técnica de prevención de riesgos de Neolaser, nos indica una serie de aspectos a tener en cuenta que nosotros ponemos en práctica en nuestras oficinas:

Iluminación: Lo ideal es utilizar luz natural, pero cuando se trabaja con pantallas puede causar fatiga visual si no se tienen en cuenta algunos aspectos. Por ejemplo, es importante que los puestos de trabajo no se encuentren justo detrás, delante o encima de las ventanas, para evitar deslumbramientos. También es recomendable utilizar en las ventanas vinilos que permitan pasar la luz pero no los rayos del sol.

La luz artificial debe colocarse a poder ser en líneas casi continuas y paralelas a la dirección principal de la visión. Evita las lámparas que crean sombras o juegos de luces.

Colores: Es preferible utilizar colores neutros y claros en las áreas de trabajo, puesto que reserva mejor el colorido para otros espacios (sala de espera, recepción, áreas de o descanso) o en pequeños detalles. El exceso de estímulos visuales provoca ansiedad. La mesas de oficina deben estar mejor en colores claros, más relajantes y que además son mucho menos reflectantes cuando la luz incide sobre ellos.

Colores neutros y una buena disposición de las mesas con respecto a las ventanas en esta oficina de UN.IT

Puesto de trabajo: La sillas deben ser ergonómicas. De nada sirve poner unas preciosas sillas de diseño en el puesto de trabajo si la persona que va a pasar sentado en ellas toda la jornada laboral no está cómoda. Es preferible también que lleven ruedas para facilitar la movilidad. Dependiendo de la altura del trabajador, también puede ser necesario contar con un reposapiés.

Respecto a las mesas, hay que evitar aquellas que son demasiado altas, pues pueden provocar sobrecargas cervicales. Lo ideal es que los brazos queden alineados con la mesa.

Organización y orden: Algo a prever en las oficinas cuando se están diseñando, es cómo se ocultarán todos los cables. Los cables por el suelo no solamente quedan mal estéticamente, sino que puede suponer un peligro al provocar tropiezos, algo que es bastante común en las oficinas.

De igual modo, a la hora de establecer el diseño es importante tener en cuenta que es recomendable colocar los archivadores en zonas medias y bajas para no forzar los hombros.

En las oficinas de Casa Rex se ha utilizado el hormigón para crear estantes de suelo a pared, siendo las de la parte inferior las que se utilizan para tal fin

 

La decoración de tus oficinas dice mucho de ti a tus clientes

 

Una buena decoración de oficinas es una excelente tarjeta de presentación de tu empresa para los clientes. Unas oficinas descuidadas transmiten poca profesionalidad, al mismo tiempo que otras con un mobiliario más obsoleto transmiten la apariencia de una empresa anticuada.

Piensa en qué es lo que quieres que tu empresa diga de ti y trabaja el diseño de tus oficinas para que lo transmita: no será igual el diseño de un bufete de abogados que el de una empresa que desarrolle aplicaciones móviles.

La recepción y la sala de espera son los dos espacios que primero visita un cliente, por lo que deben planearse cuidadosamente en función de la primera impresión que una empresa quiere causar. En los últimos años, los mostradores de recepción se han reinventado para dar paso a auténticas obras de arte, aunque sigue siendo habitual encontrar, también en espacios de diseño, mostradores sencillos que ceden el protagonismo a otros elementos de la entrada. Es importante evitar recargar los espacios, ya que la línea entre un espacio de diseño original y llamativo y un espacio abarrotado con exceso de estímulos visuales puede ser muy fina.

Las salas de reuniones son el otro espacio donde se suele atender a los clientes y en el que, sin duda, deben cuidarse todos los detalles.

Es una de las zonas donde más tecnología debe incorporarse para poder realizar presentaciones con comodidad, por lo que será una buena idea incorporar muebles que permitan ocultar cables y dispositivos electrónicos además de proporcionar la tecnología adecuada. Por ejemplo, redes inalámbricas para conectarse cómodamente a las pantallas, conexiones analógicas que aún siguen empleándose mucho, como puertos USB, HDMI, VGA, etc., pantallas táctiles que también hacen las veces de pizarras o mesas que ya incorporan sistemas de audioconferencia. Todos estos elementos deben incorporarse desde el principio en el diseño de las oficinas, para mantener la fluidez y que no queden luego como “pegotes” en una sala.

Por último, no descuides las zonas de paso. No es necesario invertir mucho en su decoración, pero cuidar los pequeños detalles, como el estilo de la señalética, permiten que todo el espacio en su conjunto resulte estéticamente agradable, no solo unas cuantas habitaciones.

Si buscas un nuevo diseño para tus oficinas, ¡ponte en contacto con nosotros! En Neolaser diseñamos, fabricamos y montamos elementos de diseño retail y visual merchandising. ¡Te esperamos!

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